Klíčové požadavky na distributora léčiv
Distributor léčivých přípravků musí splňovat řadu požadavků, které stanovuje především zákon č. 378/2007 Sb., o léčivech, který vychází z Evropské směrnice (zejména Směrnice 2001/83/ES), dále vyhláška č. 229/2008 Sb., o výrobě a distribuci léčiv a Pokyny Komise (EU) č. 2013/C 343/01.
1. Získání povolení k distribuci léčiv
– Distributor léčiv musí před zahájením své činnosti získat povolení k distribuci léčivých přípravků, které v ČR vydává SÚKL. Požadavky SÚKL jsou uvedeny na odkazu Podmínky pro výkon distribuční činnosti na území ČR – SÚKL
• Podmínkou, aby distributor mohl získat povolení k distribuci, je distribuční skladový prostor, vhodný pro skladování léčiv a zamýšlený rozsah a objem distribuce.
• Dále potřebuje mít k dispozici kvalifikovanou/odpovědnou osobu s předepsaným vzděláním a praxí, dle požadavků zákona č. 378/2007 Sb., o léčivech. Musí mít vypracovanou řízenou dokumentaci popisující jeho procesy a která odpovídá požadavkům právních předpisů na distribuční činnost (systém kvality)
– SÚKL provede v prostorách skladu inspekci a posoudí zda jsou prostory pro distribuci léčiv vhodné, dostatečně vybavené (např. chladící box, lednice, prostor příjmu a expedice, skladové prostory,….) a posoudí také předložené dokumenty.
• Pokud jsou splněny všechny požadavky zákona SÚKL povolení vydá
• V případě, že nejsou podklady pro získání povolení k distribuci v pořádku nebo skladové prostory nejsou vyhovující, může být žádost pozastavena nebo zamítnuta.
– Povolení vydaná v členských státech EU jsou platná v celé EU, všechny členské státy jej uznávají.
• Povolení vydaná v rámci EU vkládají regulační autority do evropské databáze eudraGMDP Eudra
• Databáze povolených distributorů
2. Povinnosti distributora – Správná distribuční praxe (GDP)
Poté co distributor získá povolení k distribuci, je povinen při své činnosti dodržovat požadavky GDP (Good Distribution Practice) a plnit další povinnosti, které vyplývají zejména ze zákona o léčivech.
Hlavní požadavky GDP:
Distribuovat lze jen léčiva s platnou registrací, případně povolená jiným způsobem.
• Seznam registrovaných či jinak povolených léčiv je dostupný na webu SÚKL
• Léčiva, který platnost registrace či jiného povolení skončila již distributor dodávat nesmí
Nakupovat léčiva může distributor pouze od dodavatelů s příslušným povolením – výrobce nebo jiný distributor
• Distributor musí kontrolovat, zda jsou jeho dodavatelé oprávnění – mají stále platné povolení a certifikát
• Kontrola platnosti oprávnění odběratele léčiv se provádí na začátku spolupráce a dále v pravidelných intervalech
• V případě, že platnost povolení dodavatele skončí/je pozastaveno státní autoritou, nelze od něj už žádná léčiva nakoupit.
• Informace o pozastavení nebo pozbytí platnosti povolení k distribuci – SÚKL
Dodávky léčiv k distributorovi
• Dodávky léčiv musí doprovázet dokumentace která zajistí identifikaci a dohledatelnost (traceability) každé šarže a balení.
• Podmínky při přepravě léčiv k distributorovi musí probíhat v odpovídajícím teplotním rozmezí s vedením záznamu o teplotě při přepravě
– Při příjmu léčiv k distributorovi je třeba zkontrolovat dokumentaci k dodávce(dodací list, faktura), dodržení podmínek při přepravě, dále neporušenost obalu, označení šarže, datum expirace, provádí se ověření 2D kódy, případně se kontrolují další údaje v dokumentaci a na balení léčiva
– podle výsledku vstupní kontroly se pak léčivo uloží do správné zóny – prodejní/neprodejní sklady(karanténa).
– V případě dodávek z jiného členského státu musí mít distributor k dispozici certifikát o propuštění léčiva(CoC, CoA), případně další doklady (povolení SLP, povolení k dovozu ze 3. země).
Skladování a vybavení skladu
• Vybavení skladu
– Prostory musí být vybaveny tak, aby byly schopny trvale udržovat podmínky skladování v požadovaném rozmezí (např. 15–25 °C, 2–8 °C, -20 až -70 °C a vlhkost).
– Trvale (24/7) musí být zajištěn kontinuální monitoring a záznam teploty a vlhkosti ve skladových prostorách, ve všech teplotních rozmezích pomocí evidovaných a pravidelně kalibrovaných čidel.
– Distributor musí mít funkční alarm pro případ překročení požadované teploty a stanovena opatření pro tuto situaci. Funkčnost alarmu se musí pravidelně testovat.
– Skladové prostory musí být teplotně zmapovány, aby bylo ověřeno, že jsou ve všech částech skladu zajištěny odpovídající podmínky a rozmístění kalibrovaných čidel poskytuje reprezentativní údaje o podmínkách v celém prostoru skladu.
– Skladové prostory musí být zabezpečené proti vstupu neoprávněných osob.
– Prostory musí být čisté, udržované, chráněné proti prachu, škůdcům, vlhkosti a požáru.
– Musí mít záložní zdroj energie pro případ výpadku dodávek elektřiny.
– Ve skladu musí být oddělené zóny pro: prodejní zboží a neprodejní zboží, jako je např.
– karanténa, poškozené zboží, zboží určené k likvidaci, stahované zboží, vratky, reklamace, ..
–
• Skladování a distribuce léčiv
– Léčiva se skladují v určeném prostoru, jehož teplota odpovídá pokynům výrobce Nesmí dojít k záměně šarží, kontaminaci jiným produktem, vystavení léčiva nevhodným podmínkám (např. slunci, příliš vysokým teplotám nebo mrazu).
– Nesmí dojít k distribuci prošlého léčiva nebo léčiva se závadou v jakosti.
– Distribuce léčiv probíhá podle principu FEFO (First Expired, First Out).
– Odděleně od prodejních zásob musí být uloženo zboží, které není prodejné (např. stahované, prošlé, určené k likvidaci).
– Vratky a reklamace se uchovávají odděleně a řádně označené.
Musí být definovány krizové postupy (emergency plan) např. výpadek el. Proudu, SW, havárie,…)
• Pracovníci
– – Distributor musí mít odborně způsobilou odpovědnou/kvalifikovanou osobu (Responsible Person – RP) s požadovaným vzděláním a praxí, obvykle farmaceuta nebo jinou kvalifikaci odpovídající požadavků zákona o léčivech. Odpovědná/kvalifikovaná osoba odpovídá za: – dodržování GDP – posuzování zda lze vrácená balení opět distribuovat
– – Ostatní pracovníci distributora musí být:
– proškoleni o požadavcích GDP, manipulaci s léčivy, krizových postupech, o postupu
v případě odchylky, dalších SOP distributora, bezpečnosti práce
– školení GDP jsou vstupní a v pravidelných intervalech následná, o školení se vedou záznamy
• Ochrana proti padělkům
– -Distributor může nakupovat pouze od subjektů s povolením k distribuci nebo k výrobě(ověření přes EudraGMDP databázi).
– – Musí kontrolovat ve stanovených případech bezpečnostní prvky na obalu léčiv – 2D kód a pečeť proti otevření, které vyplývají z tzv. FMD regulace.
– Zajistit po celou dobu distribuce zachování kvality (účinnost, jakost a bezpečnost) a integrity léčiva. V průběhu distribuce nesmí dojít ke kontaminaci nebo změně vlastností léčiva.
• Prodej léčiv
– Distributor může dodávat léčiva pouze oprávněnému odběrateli (lékárna, nemocniční lékárna, jiný distributor, veterinární lékař, prodejce vyhrazených léčiv)
– Kontrola platnosti oprávnění odběratele léčiv se provádí na začátku spolupráce a dále v pravidelných intervalech
– Musí být vedena evidence prodejů (odběratel, , adresa sídla a provozovny kam je léčivo dodáno, šarže, množství).
– Dodávku léčiv musí doprovázet požadovaná dokumentace(dodací list, faktura)
• Doprava léčiv
– Přeprava léčiv probíhá v souladu s požadavky GDP, za teplotních podmínek stanovených výrobcem.
– Musí být zajištěna integrita přípravků, identifikace dodávek a odběratelů a kvalita přepravovaných léčiv.
– Přeprava probíhá validovaných vozech, termolabilní léčiva mohou být přepravována v aktivních boxech s monitoringem teplot nebo pasivních boxech s provedenou validací.
– Distributor musí průběžně zaznamenávat teploty při přepravě pravidelně kalibrovanými čidly.
– Přeprava probíhá po stanovené trase, evidovaným vozidlem, s použitím bezpečnostních plomb, dataloggerů případně dalších zařízení ke sledování dodávky zboží. V případě nedodržení požadované teploty při přepravě je nutné tuto situaci včas identifikovat – alarm
• Dokumentace a záznamy
– Veškeré procesy distributora musí být popsány a zdokumentovány, a to včetně:
příjmu, výdeje, skladování, přepravy, reklamací, vratek, stahován
kontrol teploty, údržby zařízení, interních auditů, školení.
– Řízená dokumentace popisující procesy distribuce musí být vydávaná řízeným způsobem, aktuální, srozumitelná dostupná příslušným pracovníkům
– Záznamy distributor musí vést elektronicky nebo v listinné podobě o všech svých operacích – nákup a příjem, podmínky skladování, reklamace, stahování, likvidace, prodej a expedice, doprava, FMD, školení pracovníků, interní audity, řízení rizik,…..
– Dokumentaci a záznamy distributor musí uchovávat po dobu 5 let.
– Elektronické systémy (např. WMS, ) používané při distribuci léčiv musí být validované, musí evidovat změny – audit trail( záznam všech změn) a zajistit integritu dat.
• Reklamace, vrácení a stahování léčiv
– Proces reklamací dodavatelských i odběratelských musí být popsán, vyřizování reklamací musí být zdokumentováno a vyhodnocuje se .
– Distributor musí zaznamenat číslo šarže, datum expirace, provádí se ověření 2D kódy, případně se kontrolují další údaje v dokumentaci k vratce.
– Vrácená léčiva se mohou znovu dostat do prodejních zásob pouze po odborném posouzení odpovědnou osobou.
– Distributor také musí mít popsán proces stahování, vede záznamy o stahováních, včetně čísla šarže, data expirace a množství, záznamy a účinnost stahování se pravidelně vyhodnocují
• Interní audity
– Distributor provádí interní audity podle GDP alespoň 1× ročně tak, aby byly auditovány všechny činnosti související s distribucí léčiv.
– Interní audity musí být plánovány, dokumentovány, včetně nálezů z auditu a nápravných opatření a jejich kontroly.
• Systém kvality
• Distributor musí mít dokumentovaný systém řízení kvality, který obsahuje:
Organizační strukturu a rozdělení odpovědností,
Dokumentace – SOP (Standard Operating Procedures) – standardní provozní Postupy pro všechny klíčové činnosti související s distribucí léčiv,
Postup pro řízení změn,
Postup pro řízení rizik (např. FMEA, risk matrix),
Postup pro řešení odchylek, včetně vedení záznamů o odchylkách a nápravná a preventivní opatření (CAPA).
Systém musí být pravidelně auditován a revidován.
3. Hlásící povinnosti
• Distributor musí nahlásit SÚKL:
– Podezření na závady v jakosti
Podezření na padělky
Komunikace probíhá se SÚKL a případně s držitelem rozhodnutí o registraci (MAH).
• Distributor dále SÚKL poskytuje pravidelná hlášení:
– O objemu dodávek (DIS-13 verze 8)
– Hlášení stavu zásob na výzvu (HSZ)
– Hlášení stavu zásob léčiv v omezené dostupnosti
– Má povinnost vytvořit rezervní zásobu
4. Inspekce
• SÚKL provádí u distributorů léčiv inspekce. Ty pravidelné jsou zhruba po 3 letech a v případě potřeby může inspekci provést kdykoli a neohlášeně. Vyhodnocení inspekční činnosti SÚKL je veřejně dostupné
• Po inspekci SÚKL vystaví, v případě že je činnost distributora v souladu se zákonem o léčivech, certifikát s platností na 5 let.
• SÚKL může v odůvodněných případech platnost certifikátu zkrátit nebo zúžit jeho platnost pouze na část činnosti distributora(např. certifikát je platný jenom pro ambientní léčiva, nikoli pro termolabilní).
• Jsou-li nálezy z inspekce závažného charakteru vydá SÚKL tzv. Non- Compliance Report, který omezuje platnost povolení k distribuci a tento distributor nemůže do odstranění nálezů distribuční činnost vykonávat.
5. Další spolupráce s regulačními orgány
• Distributor spolupracuje se státními orgány – SÚKL, MZ ČR při:
Kontrolách a šetřeních
Šetření závad v jakosti a padělcích,
Sledování pohybu léčiv
V případě nedostatku léčiv
• Musí reagovat na požadavky a upozornění v přiměřené či stanovené lhůtě.
Legislativní rámec pro distribuci léčiv
Národní legislativa (ČR)
1. Zákon č. 378/2007 Sb. o léčivech
Text zákona na Zákony pro lidi
2. Vyhláška č. 229/2008 Sb. o výrobě a distribuci léčiv
Text vyhlášky
3. Pokyn SÚKL
Evropská legislativa
1. Směrnice 2001/83/ES o kodexu Společenství týkajícího se humánních léčiv
2. Pokyny Komise (EU) č. 2013/C 343/01 –EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use